Prowadząc firmę należy zarządzać dokumentacją, aby żadne dane nie dostały się w niepowołane ręce. Ważna jest także ich ochrona oraz archiwizacja. W każdym gabinecie kosmetycznym trzeba również prowadzić obieg dokumentów, dodatkowo wraz z wprowadzeniem RODO ochrona danych osobowych klientów, a nawet kontrahentów wymaga jeszcze więcej pracy i zaangażowania, gdyż w razie błędu właściciel może otrzymać niezwykle wysokie kary.

RODO dla salonów kosmetycznych



RODO obowiązuje także w salonach kosmetycznych. Zatem do ochrony danych osobowych należy podejść z dużym zaangażowaniem. Żadne informacje, czy też nazwiska i numery telefonów nie mogą zostać ujawnione i muszą być chronione. Zatem zapisując dane klientów jest się zobowiązanym do przechowywania ich w bezpiecznym miejscu, aby żadne osoby postronne nie miały do nich dostępu. Trudno wyobrazić sobie, aby salon nie miał danych swoich klientek. Jednak nie może przekazywać ich osobom trzecim i mogą one być tylko i wyłącznie wykorzystywane, w celu umówienia na wizytę, bądź też uzyskania zgody na np. zabieg kosmetyczny. Klient oczywiście ma wgląd do swoich danych i może je modyfikować, a w razie, gdyż uważa iż firma nie zapewniła należytej ochrony może zgłosić skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane osobowe klientów, pracowników, jak i kontrahentów są tak samo ważne, zatem należy je bezwzględnie chronić. W raz z wejściem RODO należy ponownie uzyskać zgodę na ich przetwarzanie.

Obieg dokumentów w salonie kosmetycznym


Każda firma przechowuje dane klientów, rachunki, czy też faktury. Jednak RODO wymaga dodatkowej ochrony wszelkich danych osobowych. Zatem w salonie kosmetycznym należy dużą rolę przykładać do obiegu dokumentów, która może odbywać się metodą tradycyjną, bądź można też wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów. Ta druga metoda jest zdecydowanie nowocześniejsza i może przyspieszyć czas pracy, ponadto nie narażamy się na błędy spowodowane np. roztargnieniem. Oczywiście niezależnie jaką metodę się wybierze należy posiadać nową zgodę klienta na przechowywanie danych osobowych, przy czym nie powinno się posiadać jakichkolwiek danych wrażliwych, co niejednokrotnie obejmuje również dodawanie zdjęć klientek na stronę internetową.

Archiwizacja dokumentów- ład i porządek


Archiwizacja dokumentów powinna zapewniać ład i porządek. Dzięki niej przedsiębiorca ma stały dostęp i nadzór nad zasobami. Oszczędza także swój czas, gdyż dostęp jest łatwy i można korzystać także z aplikacji mobilnych. Klient w każdej chwili może poprosić o usunięcie swoich danych, dlatego po za archiwizacją ważne jest także bakcup, wtedy ma się pewność, że wraz z odtworzeniem, dane byłego klienta nie pojawią się ponownie i zostały na stałe usunięte z systemu.


Podobne artykuły: