Pożeracz czasu

Jednym z największych pożeraczy czasu  pracy i źródłem kakofonii informacyjnej jest e-mail. Problem zalewania skrzynek pocztowych lawiną mało przydatnych wiadomości wciąż narasta. Największe firmy z branży IT, takie jak Microsoft, Google czy IBM  już teraz wdrażają działania i opracowują kolejne rozwiązania, które mają na celu  opanowanie nadmiernego przepływu informacji i odciążenie pracowników tonących w korespondencji e-mailowej. Firma badawcza RescueTime wyliczyła, że przeciętny pracownik, który cały czas wykorzystuje w swojej pracy komputer, wchodzi na pocztę elektroniczną ponad 50 razy dziennie ! Skąd my to znamy...

Jest poniedziałek rano, a Twoja lista zadań do zrealizowania jest długa. Włączasz komputer, otwierasz skrzynkę pocztową, a następnie... kolejne sześć godzin spędzasz na „szarpaninie” z kilkoma różnymi problemami, które znalazłaś w stosie nowych e-maili. Lista ważnych zadań do wykonania pozostaje nietknięta... Gdzie należy upatrywać źródła problemu ?

Zawracanie sobie głowy kolejną sprawą, której nie możesz w danej chwili rozwiązać (bo masz akurat inne obowiązki), skutkuje często  mniejszą efektywnością Twojej pracy. Można sprawdzać skrzynkę pocztową czy pocztę głosową częściej niż 2-3 razy dziennie. To przecież zajmuje dosłownie chwilę. I często po prostu coś Cię kusi, żeby kolejny raz zajrzeć na pocztę. A jaki jest tego skutek ? Jeśli tylko znajdziesz w swojej skrzynce następną sprawę do załatwienia, to  „wisi” Ci ona nad głową w trakcie bieżącej pracy. Będzie to przeszkadzać w wypełnianiu ważnych zadań, którymi aktualnie się zajmujesz. Często to odczucie, że jest jeszcze ta jedna czy druga sprawa, która czeka na rozwiązanie, nie opuszcza Cię nawet wtedy, gdy wyłączysz już komputer i wyjdziesz z pracy. W ten sposób fundujesz sobie najgorszy sposób działania: mało efektywną pracę i mało efektywny odpoczynek po pracy (bo cały czas masz w głowie, że jeszcze jest coś, czym trzeba się zająć). Skup się więc na najważniejszych zadaniach i nie ulegaj pokusie, by „na minutkę” otworzyć skrzynkę pocztową. Czas poświęcony na pracę bez odpowiedniego skupienia nie jest wiele wart.

Żeby powstrzymać się przed zbyt częstym posługiwaniem się e-mailami w pracy, warto pamiętać, że  - jak potwierdzają weterani e-mailowej „wojny o własny czas” -  odpowiadanie na każdy e-mail najczęściej wiąże się z tym, że otrzymujemy ich w rezultacie jeszcze więcej. Tak więc niezwłoczne odpisywanie każdemu na każdą wiadomość – co jest niestety nawykiem wielu ludzi  – przysparza więcej, a nie mniej mało produktywnego zajęcia jakim jest  „przerzucanie” stosów wiadomości na  własnej skrzynce pocztowej.

Można inaczej? Jasne, że tak. Sprawdzaj pocztę elektroniczną o wyznaczonej porze, najlepiej tylko dwa razy w ciągu dnia. Powiadom wcześniej współpracowników, klientów itd. o zmianie Twojej organizacji pracy. Niech otwieranie skrzynki pocztowej nie będzie pierwszą rzeczą, jaką robisz każdego dnia zaraz po włączeniu komputera.